Un contrat de travail signé avant le premier jour.
Contrats, avenants, promesses d'embauche, attestations : faites signer vos documents RH à distance, dans le bon ordre, avec une preuve conservée pour chaque signature. Le salarié signe depuis son téléphone, sans compte ni application.
Les documents RH, de l'embauche au départ.
Les documents qu'un service RH fait signer le plus souvent, et la façon dont Solusign les prend en charge.
Promesses d'embauche et contrats de travail
CDI, CDD, contrats à temps partiel : le contrat et ses annexes (fiche de poste, politique de télétravail) partent dans une seule enveloppe, signés en une seule session.
Avenants
Changement de poste, de rémunération ou d'horaires : un modèle enregistré replace les champs au bon endroit, il ne reste qu'à déposer le PDF et à choisir le signataire.
Ruptures conventionnelles
La convention peut être signée électroniquement, mais elle obéit à un formalisme propre que l'outil ne gère pas à votre place. Voir les points de vigilance plus bas.
Règlement intérieur et chartes
Charte informatique, charte de télétravail, règlement intérieur : recueillez un accusé de prise de connaissance signé et horodaté de chaque salarié.
Attestations et documents administratifs
Attestations, formulaires internes, accords de confidentialité à l'arrivée : des documents courts pour lesquels le niveau simple suffit souvent.
Conventions de stage
Trois signataires (établissement, stagiaire, entreprise), un ordre de passage, une seule enveloppe décomptée.
Une embauche à distance, pas à pas.
Exemple fictif : l'Atelier Marchand recrute Marie Lefèvre. Paul Martin, gérant, signe pour l'employeur. Marie habite à 300 km et commence dans dix jours.
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Préparer l'enveloppe
La RH dépose le contrat et la fiche de poste. Le modèle « Contrat CDI » pose le paraphe sur chaque page, la signature et la date en dernière page.
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Fixer l'ordre et le niveau
Signature dans l'ordre : Marie d'abord, Paul ensuite. Niveau eIDAS avancée pour les deux, avec un code envoyé par SMS au numéro personnel de Marie.
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Marie signe depuis son téléphone
Elle reçoit un email aux couleurs de l'Atelier Marchand, saisit le code à 6 chiffres, paraphe, puis signe au clavier ou au doigt.
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Paul contresigne
La demande lui parvient une fois que Marie a signé. La RH suit chaque statut en temps réel dans la console et peut relancer un signataire.
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Chacun reçoit son exemplaire
Marie et Paul reçoivent par email le PDF signé et scellé ainsi que le dossier de preuve. La RH les range ensemble dans le dossier du salarié.
Deux documents, deux signataires : une seule enveloppe décomptée au moment de l'envoi.
Ce que Solusign apporte à un service RH.
Un onboarding à distance
Le candidat signe sur mobile ou sur ordinateur, sans compte à créer ni application à installer. Le contrat peut être signé avant même la première journée.
Le bon ordre de signature
En parallèle ou l'un après l'autre : le salarié puis l'employeur, ou l'établissement, le stagiaire puis l'entreprise. Chaque signataire voit le document à son tour.
La confidentialité des dossiers
Espace cloisonné par organisation, rôles administrateur, gestionnaire ou lecture seule, hébergement dans l'Union européenne. Les journaux techniques ne contiennent pas l'email des signataires en clair.
Une preuve par contrat
Code de vérification, piste d'audit chaînée, PDF scellé au format PAdES : le dossier de preuve établit qui a signé, quand et comment.
Des modèles pour les documents récurrents
Contrat type, avenant type, charte : les champs sont posés une fois et réutilisés à chaque envoi.
Des managers sans surcoût
Utilisateurs illimités : les responsables d'équipe ou d'agence peuvent préparer leurs envois sans licence supplémentaire.
Limites et vigilance, à connaître avant d'envoyer.
Rupture conventionnelle
La convention s'inscrit dans une procédure : entretien, délai de rétractation, demande d'homologation auprès de l'administration. Solusign ne gère ni ce calendrier ni la demande d'homologation. Faites valider la procédure par votre conseil et veillez à ce que chaque partie dispose de son exemplaire.
Actes exclus (article 1175)
Le Code civil exclut de la forme électronique les actes sous signature privée relatifs au droit de la famille et des successions. Les documents RH courants n'en relèvent pas. Un document comportant une garantie, comme une caution, obéit à son propre formalisme : faites-le vérifier par votre conseil.
Règlement intérieur
Faire signer un accusé de prise de connaissance ne remplace pas les formalités propres à l'adoption et à la diffusion du règlement intérieur. Ces formalités restent à accomplir de votre côté.
Des coordonnées exactes
L'identification du signataire repose sur l'email et le numéro de téléphone que vous saisissez. Pour un candidat, utilisez ses coordonnées personnelles vérifiées.
Signature avancée, pas qualifiée
Solusign produit des signatures simples et avancées. Avec une signature avancée, la fiabilité se prouve, notamment par le dossier de preuve. Solusign ne propose pas de signature qualifiée.
La conservation reste à votre charge
Téléchargez le PDF signé et son dossier de preuve et conservez-les ensemble dans le dossier du salarié, pendant les durées légales applicables.
Cette page est informative et ne constitue pas un conseil juridique.
Un contrat de travail peut-il être signé électroniquement ?
Le contrat de travail ne fait pas partie des actes exclus par l'article 1175 du Code civil. L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit papier si son auteur peut être identifié et son intégrité garantie (article 1366). C'est ce que documente le dossier de preuve. Voir notre page sur la valeur légale.
Le salarié doit-il créer un compte ?
Non. Il reçoit un lien par email, ouvre le document dans son navigateur, sur téléphone ou ordinateur, saisit le code reçu et signe. Il n'a ni compte à créer ni application à installer.
Que se passe-t-il si le salarié ne signe pas ?
Vous voyez le statut de l'enveloppe en temps réel et pouvez relancer le signataire. Il peut aussi refuser de signer, ce qui est enregistré. Sans action, la demande expire par défaut au bout de 30 jours. Vous pouvez aussi annuler l'enveloppe depuis la console.
Combien coûte un contrat avec ses annexes ?
Une enveloppe, quel que soit le nombre de documents et de signataires. Préparer et modifier un brouillon ne coûte rien. Voir les tarifs.
Pour aller plus loin
Faites signer votre prochain contrat à distance
5 enveloppes offertes, sans carte bancaire.