Des contrats fournisseurs signés et traçables de bout en bout.
Accords-cadres, contrats fournisseurs, conditions d'achat, accords de confidentialité : réunissez tous les documents et tous les signataires dans une seule enveloppe, fixez l'ordre de passage et gardez une trace exploitable par l'audit interne.
Les documents achats, du référencement à l'avenant.
Des documents souvent longs, en plusieurs pièces, avec plusieurs signataires de part et d'autre.
Contrats fournisseurs
Contrat principal, annexe tarifaire, cahier des charges : chaque pièce reste un PDF distinct, mais tout est signé en une seule session.
Accords-cadres
Plusieurs signataires chez le fournisseur et chez vous, dans un ordre défini. Le paraphe sur chaque page montre que chaque page a été vue.
Accords de confidentialité
Envoyés avant la consultation ou l'échange d'un cahier des charges, signés en parallèle par les deux parties.
Conditions générales d'achat
Faites accepter vos conditions d'achat par chaque nouveau fournisseur, avec une date et une identité vérifiées.
Avenants
Révision de prix, extension de périmètre, prolongation : un modèle réutilisable et le même circuit que le contrat d'origine.
Chartes fournisseurs
Code de conduite, charte d'achats responsables : un engagement signé et horodaté, rattaché au dossier du fournisseur.
Un accord-cadre, trois pièces, trois signataires.
Exemple fictif : Paul Martin, acheteur à l'Atelier Marchand, conclut un accord-cadre avec un fournisseur représenté par Marie Lefèvre. La direction de l'Atelier Marchand signe en dernier.
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Réunir les pièces
Paul dépose l'accord-cadre, les conditions générales d'achat et l'annexe tarifaire dans une même enveloppe. L'empreinte de chaque PDF est calculée au dépôt.
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Poser les champs
Paraphe sur chaque page de chaque document, signature et date en fin de document. Les champs restent déplaçables tant que l'enveloppe est en brouillon.
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Définir l'ordre
Dans l'ordre : Paul vise en premier, Marie signe pour le fournisseur, puis la directrice de l'Atelier Marchand signe. Niveau eIDAS avancée pour les signataires qui engagent leur société.
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Suivre l'avancement
La console indique qui a signé et qui est attendu. Paul relance le signataire en attente si besoin.
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Archiver le dossier
Chaque signataire reçoit les PDF signés et scellés et le dossier de preuve. Paul les classe dans le dossier fournisseur.
Trois documents, trois signataires : une seule enveloppe décomptée au moment de l'envoi.
Ce que Solusign apporte à une direction achats.
Plusieurs documents par enveloppe
Le contrat et ses annexes sont signés en une seule session, sans fusionner les fichiers et sans multiplier les envois.
Plusieurs signataires, dans l'ordre
Visa interne, signature du fournisseur, signature de votre direction : chacun reçoit la demande à son tour. Ou tous en même temps, si l'ordre importe peu.
Une traçabilité pour l'audit
Piste d'audit chaînée consultable dans la console, dossier de preuve par enveloppe : qui a signé, quand, avec quelle vérification, sur quel document.
Un accès en lecture seule
Donnez au contrôle interne un rôle lecture seule : il consulte les enveloppes et leur historique sans pouvoir en envoyer.
Acheteurs et prescripteurs inclus
Utilisateurs illimités : les acheteurs comme les services prescripteurs peuvent préparer leurs envois sans licence supplémentaire.
Branché sur vos outils
API REST et webhooks : votre outil achats peut envoyer un contrat et être informé de chaque signature, sans connecteur prêt à l'emploi mais sans ressaisie.
Limites et vigilance, propres aux achats.
Commande publique
Si vous êtes acheteur public, ou si vous répondez à un marché public, les règles de la commande publique fixent leurs propres exigences de signature, qui peuvent imposer un certificat qualifié. Vérifiez-les : Solusign ne propose pas de signature qualifiée.
Garanties fournisseurs
Cautions et autres sûretés obéissent à un formalisme propre, distinct du contrat principal. Faites valider la forme adaptée par votre conseil avant de les inclure dans l'enveloppe.
Fournisseurs hors Union européenne
Le règlement eIDAS est européen. Pour un fournisseur établi hors de l'Union, la reconnaissance de la signature dépend aussi de la loi applicable au contrat. Faites vérifier ce point.
Pas de gestion du cycle de vie
Solusign fait signer et conserve la preuve. Il ne suit pas les échéances, les renouvellements ni les clauses : ce suivi reste dans vos outils.
Pouvoir de signer
L'outil vérifie la personne à qui vous envoyez le document, pas son pouvoir d'engager sa société. Vérifiez les délégations de pouvoirs en amont.
Conservation
Téléchargez les PDF signés et leur dossier de preuve et conservez-les ensemble dans le dossier fournisseur, pendant toute la durée du contrat et au-delà.
Cette page est informative et ne constitue pas un conseil juridique.
Combien d'enveloppes pour un contrat avec annexes et quatre signataires ?
Une seule. Une enveloppe est décomptée à l'envoi, quel que soit le nombre de documents et de signataires qu'elle contient.
Le fournisseur doit-il créer un compte ?
Non. Il reçoit un lien par email, vérifie son identité avec un code reçu par SMS ou par email, et signe dans son navigateur. Rien à installer, rien à payer.
Que peut-on montrer à un auditeur ?
Pour chaque enveloppe : le PDF signé et scellé, vérifiable dans un lecteur PDF standard, et le dossier de preuve qui retrace l'envoi, l'ouverture, la vérification et la signature. La piste d'audit est aussi consultable dans la console. Voir preuve et audit.
Où sont hébergés nos contrats ?
Dans l'Union européenne, en France et en Suède, sur des infrastructures certifiées ISO 27001, sans réplication hors d'Europe. La liste des sous-traitants figure dans nos mentions légales.
Pour aller plus loin
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5 enveloppes offertes, sans carte bancaire.