Centre d'aide, pas à pas.

Créer et envoyer une enveloppe

Une enveloppe est un envoi : un ou plusieurs PDF, un ou plusieurs signataires. La préparation se fait en quatre étapes, affichées en haut de l'écran : Signataires, Document(s), Champs, puis Vérifier & envoyer.

1. Dans le menu Enveloppes, cliquez sur « Nouvelle enveloppe ».
2. Saisissez le nom de l'enveloppe : vos signataires le verront dans l'email d'invitation.
3. Choisissez l'ordre de signature, puis ajoutez vos signataires (nom et adresse email). Cliquez sur « Créer et continuer ».
4. Déposez votre PDF, puis cliquez sur « Continuer vers les champs ».
5. Placez au moins un champ de signature, puis cliquez sur « Vérifier et envoyer ».
6. Contrôlez le récapitulatif, cliquez sur « Envoyer aux signataires » et confirmez avec « Envoyer maintenant ».

Tant que vous n'avez pas envoyé, l'enveloppe reste un brouillon gratuit, que vous retrouvez dans la liste avec le filtre Brouillons. Elle n'est décomptée de votre solde qu'au moment de l'envoi.

Ajouter plusieurs documents

Un contrat et ses annexes peuvent partir dans la même enveloppe : le signataire les signe tous en une seule session, et l'envoi n'est décompté qu'une fois.

1. À l'étape Document(s), ajoutez vos PDF un par un.
2. Ils sont présentés aux signataires dans l'ordre de dépôt : déposez d'abord le document principal.
3. Un document déposé par erreur se retire d'un clic tant que l'enveloppe est en brouillon.

Signataires, ordre et niveau de signature

L'ordre de signature se choisit pour toute l'enveloppe :

• « Parallèle » : tous les signataires sont invités en même temps et signent dans l'ordre qui leur convient ;
• « Séquentiel » : chaque signataire n'est invité qu'une fois que le précédent a signé. Sur la fiche de l'enveloppe, des boutons à côté de chaque nom permettent de le faire signer plus tôt ou plus tard.

Le niveau de signature se choisit pour chaque signataire, avec le sélecteur placé sur sa ligne :

• « eIDAS » : signature électronique avancée. Le signataire saisit un code de vérification à 6 chiffres avant de signer.
• « Simple » : consentement horodaté et piste d'audit, sans code de vérification.

Nom, ordre, signataires et niveaux restent modifiables tant que l'enveloppe est en brouillon. Pour choisir le bon niveau, lisez notre page sur les niveaux de signature.

Placer et déplacer les champs

1. À l'étape Champs, sélectionnez le signataire concerné, puis le type de champ : Signature, Paraphe, Date ou Texte.
2. Cliquez sur le document à l'endroit voulu : le champ s'y pose.
3. Pour un paraphe en bas de chaque page, cochez l'option qui pose le champ sur toutes les pages du document.
4. Pour déplacer un champ, faites-le glisser. Pour le retirer, cliquez sur sa croix ou sélectionnez-le puis appuyez sur Suppr.

Le récapitulatif des champs indique, signataire par signataire, si sa signature est posée. Une fois l'enveloppe envoyée, les champs sont figés.

Utiliser un modèle

Un modèle enregistre l'emplacement des champs d'un document que vous envoyez souvent : contrat de prestation, bon de commande, avenant.

1. Dans le menu Modèles, cliquez sur « Nouveau modèle ».
2. Donnez-lui un nom (c'est lui que vous choisirez lors de la préparation) et, si besoin, une description.
3. Chargez un PDF d'exemple, ajoutez les champs et attribuez chacun à un signataire (Signataire 1, Signataire 2…). Cliquez sur « Créer le modèle ».
4. Lors d'un envoi, à l'étape Champs, choisissez le modèle dans « Appliquer un modèle » puis cliquez sur « Appliquer » : les champs se posent d'un coup.

Plus de détails sur la page Modèles.

Suivre, relancer, annuler

La liste des enveloppes affiche le statut de chaque envoi et l'avancement des signatures. Les statuts possibles : Brouillon, En attente de signature, Signature en cours, Terminée, Refusée, Annulée, Expirée. Ouvrez une enveloppe pour voir, sous Avancement, où en est chaque signataire.

• Relancer : à côté d'un signataire qui n'a pas encore signé, cliquez sur « Relancer » pour lui renvoyer son invitation.
• Annuler : cliquez sur « Annuler l'enveloppe », indiquez si vous le souhaitez un motif (il est conservé dans la piste d'audit), puis confirmez. Les liens de signature cessent de fonctionner.
• Corriger après envoi : une enveloppe envoyée ne se modifie plus. Annulez-la et créez-en une nouvelle.

Une demande de signature expire par défaut au bout de 30 jours.

Télécharger le PDF signé et le dossier de preuve

Quand tous les signataires ont signé, l'enveloppe passe au statut Terminée et chaque signataire reçoit un email de fin. Sur la fiche de l'enveloppe :

1. cliquez sur « Télécharger le document signé » pour obtenir le PDF scellé ;
2. cliquez sur « Télécharger le dossier de preuve » pour obtenir le PDF qui récapitule qui a signé, quand et comment chaque signataire a été vérifié ;
3. la section Piste d'audit indique si la chaîne d'intégrité est valide, et le lien « Voir la piste d'audit » ouvre la chronologie complète.

Rangez les deux fichiers ensemble. Pourquoi c'est important : le dossier de preuve, expliqué.

Inviter des utilisateurs et attribuer les rôles

Les utilisateurs sont illimités dans toutes les offres.

1. Dans le menu Utilisateurs, cliquez sur « Inviter un utilisateur ».
2. Saisissez son prénom, son nom et son email professionnel.
3. Choisissez son rôle, puis cliquez sur « Envoyer l'invitation ».

• Administrateur : gère tout, y compris les utilisateurs et les paramètres.
• Gestionnaire : crée, envoie et suit les enveloppes.
• Lecture seule : consulte les enveloppes et leur piste d'audit.

Depuis la même liste, vous changez le rôle d'un membre, renvoyez une invitation ou désactivez un compte.

Personnaliser le logo et la couleur

1. Ouvrez Paramètres, rubrique Identité visuelle.
2. Renseignez le nom de l'organisation : il apparaît comme expéditeur des demandes de signature.
3. Indiquez l'adresse web de votre logo et choisissez votre couleur principale.
4. Vérifiez le rendu dans l'aperçu, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Le logo et la couleur s'appliquent aux emails et à la page de signature.

Régler le code de vérification

Le code à 6 chiffres protège les signatures de niveau eIDAS. Par défaut, il est valable 5 minutes, 3 tentatives sont autorisées et un blocage de 15 minutes suit les erreurs. Dans Paramètres, rubrique Vérification du signataire, vous pouvez ajuster :

• la validité du code, de 1 à 30 minutes ;
• le nombre de tentatives autorisées avant blocage ;
• la durée du blocage, de 1 à 60 minutes.

Un réglage plus souple facilite la vie des signataires, un réglage plus strict renforce la sécurité. Détails sur la page vérification du signataire.

Créer une clé API

1. Dans le menu de votre compte, ouvrez Clé API.
2. Cliquez sur « Générer une nouvelle clé ».
3. Copiez-la immédiatement : elle n'est affichée qu'une seule fois. Rangez-la dans un coffre à secrets, jamais dans le code d'un navigateur ou d'une application.
4. Transmettez-la dans l'en-tête Authorization: Bearer <clé> de chaque appel, côté serveur.

Clé perdue ou exposée ? Cliquez sur « Régénérer la clé » : l'ancienne cesse aussitôt de fonctionner, pensez à mettre à jour vos intégrations. L'API accepte 100 requêtes par minute et par organisation. Voir la page API.

Configurer un webhook

Un webhook prévient votre système dès qu'un événement se produit, sans interroger l'API.

1. Dans le menu de votre compte, ouvrez Webhooks et cliquez sur « Ajouter un webhook ».
2. Saisissez l'URL d'écoute de votre système.
3. Sélectionnez les événements à recevoir : enveloppe envoyée, enveloppe signée par toutes les parties, enveloppe annulée, un signataire a signé, un signataire a refusé.
4. Cliquez sur « Créer », puis copiez le secret affiché : il sert à vérifier l'en-tête X-Solusign-Signature de chaque appel.

Si votre système ne répond pas, Solusign réessaie automatiquement 5 fois : après 1 seconde, 10 secondes, 1 minute, 10 minutes puis 1 heure.

Facturation : abonnement, recharge, factures, résiliation

Tout se passe dans la page Facturation du menu de votre compte. Seul un administrateur de l'organisation peut souscrire ou recharger.

• Souscrire : choisissez le rythme mensuel ou annuel, puis l'offre Starter ou Business. Le paiement se fait sur la page sécurisée de Stripe.
• Recharger : choisissez un pack de 50, 100, 250 ou 500 enveloppes. Les enveloppes rechargées n'expirent pas et servent une fois celles de l'offre épuisées.
• Factures et moyen de paiement : cliquez sur « Gérer l'abonnement » pour ouvrir votre espace Stripe et télécharger vos factures.
• Résilier : depuis ce même espace. L'offre court jusqu'à la fin de la période payée, et vos documents signés restent téléchargeables.

La page Facturation affiche aussi votre solde et vos mouvements récents. Grille complète sur la page tarifs.

Côté signataire : le code n'arrive pas

Si un signataire vous signale qu'il ne reçoit pas son code de vérification :

1. pour un code par email, il vérifie ses courriers indésirables ;
2. pour un code par SMS, il vérifie que son téléphone capte bien le réseau ;
3. il clique sur « Renvoyer le code » dans la fenêtre de vérification, une fois le court délai d'attente écoulé ;
4. après 3 codes erronés, la vérification est bloquée 15 minutes (selon vos réglages) : il suffit d'attendre avant de réessayer.

Si l'email d'invitation lui-même n'est pas arrivé, vérifiez son adresse dans l'enveloppe et utilisez « Relancer ».

Côté signataire : refuser de signer

Un signataire en désaccord avec le document peut refuser plutôt que de laisser l'invitation expirer.

1. Sur la page de signature, il clique sur « Refuser ».
2. Il indique le motif du refus, qui vous aidera à corriger le document, puis clique sur « Confirmer le refus ».

L'enveloppe passe au statut Refusée, le refus est inscrit dans la piste d'audit et aucune autre signature ne sera apposée. Corrigez le document et envoyez une nouvelle enveloppe.