Le dossier de preuve, ce qui rend une signature électronique opposable

Le jour où un client affirme ne jamais avoir signé votre devis, la signature elle-même ne suffit pas. Ce qui compte, c'est ce que vous pouvez montrer autour : qui a signé, quand, comment cette personne a été vérifiée, et la preuve que le document n'a pas bougé depuis. Ces éléments forment le dossier de preuve.

Pourquoi un dossier de preuve ?

En droit français, un écrit électronique a la même force qu'un écrit papier à condition que l'on puisse identifier son auteur et garantir son intégrité (article 1366 du Code civil). Pour une signature avancée, aucune présomption ne joue : si la signature est contestée, c'est à vous d'établir que le procédé était fiable. Nous l'expliquons dans notre article sur la valeur juridique de la signature électronique.

Ces éléments ne peuvent pas être reconstitués après coup. Ils doivent être collectés au moment même de la signature, par la plateforme, et conservés dans un format qui ne peut pas être retouché.

Ce que contient le dossier de preuve Solusign

L'identité des parties

Le nom et l'adresse email de chaque signataire, tels que saisis par l'expéditeur, ainsi que le moyen de vérification utilisé : code envoyé par SMS ou par email.

La chronologie complète

Chaque étape est horodatée : création et envoi de l'enveloppe, ouverture par le signataire, envoi et validation du code, signature, scellement final. Au moment de signer, l'adresse IP et le navigateur utilisés sont également enregistrés.

L'empreinte du document

Dès le dépôt, Solusign calcule l'empreinte SHA-256 du PDF : une suite de 64 caractères qui change entièrement si un seul octet du fichier est modifié. Le document présenté au signataire est celui qui correspond à cette empreinte, et le PDF final est scellé par un certificat.

Une piste d'audit chaînée

Un journal d'événements classique peut, en théorie, être modifié par celui qui l'héberge. Pour l'éviter, la piste d'audit de Solusign est chaînée : chaque événement contient l'empreinte de l'événement précédent.

Supprimer, insérer ou modifier une ligne après coup casserait donc la chaîne à partir de cet endroit, et la falsification deviendrait visible. Le journal est par ailleurs en ajout seul : notre base de données refuse toute modification ou suppression d'un événement déjà enregistré.

Comment l'utiliser en cas de litige

1. Téléchargez le PDF signé et son dossier de preuve depuis la fiche de l'enveloppe, dans la console.
2. Montrez le scellement. Ouvert dans un lecteur PDF comme Adobe Acrobat Reader, le document affiche son panneau de signatures et signale toute modification intervenue après le scellement.
3. Produisez la chronologie. Le dossier établit qui a reçu le document, quand il a été ouvert, comment le signataire a été vérifié et à quel moment il a signé.
4. Faites vérifier si nécessaire. Un expert peut recalculer l'empreinte du document et contrôler la continuité de la piste d'audit.

Les bonnes pratiques de conservation

• Rangez le PDF signé et son dossier de preuve ensemble, avec le reste du dossier client ou salarié.
• Conservez-les au moins pendant la durée de prescription applicable, cinq ans en règle générale, plus longtemps pour certains documents sociaux ou comptables.
• Ne modifiez jamais le PDF signé, même pour l'annoter : toute modification serait signalée par le lecteur PDF. Annotez une copie.
• Saisissez des coordonnées exactes pour vos signataires : l'identification repose sur l'adresse email et le numéro de téléphone que vous renseignez.