Une signature, étape par étape.
De la préparation de l'enveloppe à la réception du PDF scellé : ce que fait l'expéditeur, ce que voit le signataire, et ce que Solusign enregistre pendant ce temps.
Côté expéditeur, six étapes dans la console.
Prenons un exemple fictif : chez Atelier Marchand, Marie Lefèvre doit faire signer un contrat et ses conditions générales à un client, Paul Martin, puis contresigner elle-même.
-
Créer l'enveloppe
Marie crée une enveloppe depuis la console et lui donne un nom. Tant qu'elle reste en brouillon, elle peut la préparer et la modifier gratuitement : rien n'est décompté.
-
Déposer les PDF
Elle dépose le contrat et les conditions générales dans la même enveloppe. Dès le dépôt, Solusign calcule l'empreinte SHA-256 de chaque fichier, puis le conserve en lecture seule.
-
Ajouter les signataires et l'ordre
Elle saisit le nom et l'adresse email de Paul, puis les siens. Elle choisit une signature dans l'ordre : Paul d'abord, elle ensuite. Les signatures peuvent aussi se faire en parallèle.
-
Choisir le niveau de signature
Pour chaque signataire, elle choisit « simple » ou « eIDAS avancée ». Au niveau avancé, un code de vérification par SMS ou email est obligatoire avant la signature.
-
Placer les champs
Elle glisse sur le PDF les champs de signature, de paraphe, de date et de texte, et attribue chacun à un signataire. Pour un document récurrent, un modèle place les champs en un clic.
-
Envoyer
Un clic sur « Envoyer » : l'enveloppe est décomptée de son solde et Paul reçoit son invitation par email. Sans réponse, la demande expire par défaut au bout de 30 jours.
Côté signataire, ni compte ni application.
Paul signe depuis son ordinateur ou son téléphone, dans son navigateur. Voici ce qu'il voit lorsque son niveau est « eIDAS avancée ».
-
Il reçoit l'email
L'invitation porte le nom, le logo et la couleur d'Atelier Marchand, réglés une fois pour toutes dans les paramètres de l'organisation.
-
Il ouvre le document
Un lien ouvre la page de signature. Pas de compte à créer, pas de logiciel à installer : un navigateur récent suffit.
-
Il saisit son code
Il reçoit un code à 6 chiffres par SMS ou par email. Le code est valable 5 minutes ; après 3 erreurs, la vérification est bloquée pendant 15 minutes.
-
Il lit le document
Il parcourt les deux documents de l'enveloppe, page par page, avant de remplir les champs que Marie lui a attribués : signature, paraphes, date ou texte.
-
Il signe, ou refuse
Il saisit sa signature au clavier ou la trace au doigt ou à la souris. S'il n'est pas d'accord, il peut refuser : Marie en est informée dans la console.
-
Il reçoit le PDF scellé
Quand Marie a signé à son tour, chaque signataire reçoit par email le PDF signé et scellé, accompagné du dossier de preuve.
Pendant ce temps, vous suivez tout
Depuis la fiche de l'enveloppe, l'expéditeur voit en temps réel où en est chaque signataire. Si Paul tarde, Marie le relance d'un clic. Si une erreur s'est glissée dans le contrat, elle annule l'enveloppe et en envoie une nouvelle.
Avec un modèle enregistré, l'envoi suivant du même contrat ne demande plus que le dépôt du PDF et la saisie des signataires. Nos sept bonnes pratiques détaillent comment raccourcir les délais.
Derrière l'écran, ce que Solusign enregistre.
L'empreinte du document
Calculée au dépôt, l'empreinte SHA-256 identifie le PDF au bit près. Le document présenté au signataire est celui qui correspond à cette empreinte.
Une piste d'audit chaînée
Envoi, ouverture, vérification, signature : chaque événement est horodaté et lié au précédent par son empreinte, dans un journal où rien ne se modifie ni ne s'efface.
La vérification du signataire
Le moyen utilisé, SMS ou email, et la validation du code sont consignés pour chaque signataire au niveau avancé.
Le scellement
Le PDF final est signé au format PAdES. Ouvert dans Adobe Acrobat Reader, il affiche ses signatures et signale toute modification ultérieure.
Le dossier de preuve
Un PDF qui récapitule qui a signé, quand, comment chacun a été vérifié, et l'empreinte qui atteste l'intégrité du document.
Des données en Europe
Documents et piste d'audit sont hébergés dans l'Union européenne, en France et en Suède, sans réplication hors d'Europe, avec des échanges chiffrés.
Le même parcours, depuis vos logiciels
Si vos contrats naissent dans un logiciel métier, l'API REST de Solusign reproduit ces étapes. Un seul appel suffit pour créer l'enveloppe, déposer le PDF, poser les champs à partir d'un modèle et envoyer.
Les webhooks signés vous préviennent ensuite à chaque étape : envoi, signature, refus, fin ou annulation. Le signataire, lui, vit exactement le même parcours. Tout est présenté sur la page API.
Faites le parcours vous-même
5 enveloppes offertes, sans carte bancaire.